Tietosuoja- ja rekisteriseloste

ASIAKAS- JA JÄSENREKISTERIN REKISTERISELOSTE

MTK on ammatti- ja etujärjestö maanviljelijöille, metsänomistajille ja maaseutuyrittäjille. Tämä rekisteriseloste koskee Metsänhoitoyhdistys Rokua-Paljakka ry jäsenten ja asiakkaiden (jäljempänä rekisteröityjen) henkilötietojen käsittelyä. Metsänhoitoyhdistys on Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:n jäsen.

Metsänhoitoyhdistys käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja pääasiallisesti jäsenyyden ylläpitoa varten, edunvalvontaan, yhdistyslain velvoitteita noudattaakseen ja hoitaakseen asiakkaidensa toimeksiantoja. Tietoja käsitellään MTK-konsernissa, Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:ssa, edunvalvontaan liittyvän viestinnän sekä suoramarkkinoinnin lähettämistä, laskutusta sekä sähköisten palveluiden toteuttamista varten.

Kunnioitamme jäsenten ja asiakkaiden yksityisyydensuojaa ja olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Metsänhoitoyhdistys Rokua-Paljakka ry
Jukka Kauppinen
0440167100
jukka.kauppinen@mhy.fi

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Jäsentiedot

Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Y-tunnus
Henkilötunnus
Kiinteistötiedot
Metsäpinta-alat
Jäsennumero
Jäsenlaji, kuten henkilörekisteröity, kannatusrekisteröity, kunniarekisteröity
Jäsenyyttä koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
Tiedot toiminnasta yhdistyksessä, kuten luottamustehtävät
Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot

Asiakastiedot

Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Y-tunnus
Henkilötunnus
Kiinteistötiedot
Metsäpinta-alat
Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
Muistiinpanot tapaamisista / sovituista asioista

Tiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään. Satunnaisesti tietojen päivittämiseen voidaan käyttää ulkopuolisia lähteitä, kuten Maanmittauslaitoksen tai Suomen Asiakastieto Oy:n tietokantoja, VRK/Väestötietojärjestelmää taikka Postin osoitetietojärjestelmää varmistaaksemme, että rekisteröityä koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Jäsenten henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:

jäsenyyden ja jäsenrekisterin ylläpitoon
vaalirekisterin ylläpitoon
laskutukseen ja maksun valvontaan
jäsenkirjeiden, -lehtien ja -tiedotteiden lähettämiseen
jäsenyyttä vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
jäsenten neuvontaan ja koulutukseen
jäsenetujen tarjoamiseen ja käytön edistämiseen sekä niiden käytön valvontaan
ammatillisen ja muun edunvalvonnan tarpeisiin laadittavien tilastojen ja tutkimusten sekä selvitysten laatimiseen
muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

Asiakkaiden henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:

asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon
toimeksiantojen hoitoon
laskutukseen ja maksun valvontaan
asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen
asiakkuutta vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

Lakisäätäinen velvoite: Metsänhoitoyhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenrekisteriä, johon merkitään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Käsittelemme jäsenten henkilötietoja tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
Sopimus: Asiakkaiden osalta käsittelemme tietoja täyttääksemme asiakkaan kanssa tehdyn toimeksiantoantosopimuksen.
Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja suostumuksen perusteella mm. tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä taikka luovuttaaksemme tietoja yhteistyökumppaneille jäsen- tai asiakasetujen myöntämistä varten.
Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja ammatilliseen ja talouspoliittiseen edunvalvontaan sekä niihin liittyvien tilastojen ja selvitysten laatimiseen, historiikkien kirjoittamiseen ja ansiomerkkien myöntämiseen, jäsenyyden ja asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, jäsen- ja asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä suoramarkkinointiin. Käsittelemme tietoja MTK-konsernin sisällä. Nämä tarkoitukset ovat toimintamme kannalta välttämättömiä ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröidyn tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Markkinointia varten tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää, eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietoja kirjanpitoa ja verotusta koskevan lainsäädännön nojalla myös jäsenyyden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Talouspoliittiseen edunvalvontaan liittyvien tilastojen ja selvitysten laatimiseksi tarvittavat tiedot sekä järjestön historiankirjoituksen kannalta merkitykselliset tiedot säilytämme myös jäsenyyden päätyttyä.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin:

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Rekisteröity voi saada antamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa. Edellytyksenä kuitenkin on, että kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on antanut, ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.
Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus: Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten painamalla sähköisen suoramarkkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa.
Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröity voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi myös peruuttaa esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyyn, jota tehdään esimerkiksi yhdistyslain velvoitteiden noudattamiseksi.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän rekisteriselosteen lopusta.

Tietojen luovutukset

Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille alla esitetyissä tapauksissa:

Suostumus: Voimme luovuttaa rekisteröityä koskevia tietoja kolmansille osapuolille, esimerkiksi jäsenetuyhteistyökumppaneille, rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Esimerkiksi verottajalle luovutetaan jäsenmaksutietoja.
MTK-konserni: Tietoja luovutetaan Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:lle edunvalvontaan liittyvän viestinnän sekä suoramarkkinoinnin lähettämistä varten. Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK käsittelee jäsenen tietoja myös jäsenen ottaessa käyttöön MTK:n sähköiset palvelut.
Osakkuusyhtiöt: Voimme luovuttaa tietoja mhy-ketjun osakkuusyhtiöille (kuten Metsätilat-ketju) asiakkaan toimeksiantojen toteuttamiseksi.
Metsäsertifiointi: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja Suomessa metsäsertifioinnin rekisteriä ylläpitävälle taholle. Metsänhoitoyhdistyksen jäsen kuuluu automaattisesti alueellisen PEFC-sertifioinnin piriin.
Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei rekisteröity ole tätä kieltänyt.
Toimeksiantojen toteutukset: Voimme luovuttaa asiakkaan työmaita koskevia tietoja työntekijöille ja urakoitsijoille asiakkaan antaman yksilöidyn toimeksiannon toteuttamiseksi.
Oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietojen siirrot

Rekisteröityjen tietoja käsitellään MTK-konsernissa laskutuksen hoitamiseksi sekä siirretään osakkuusyhtiöillemme, kuten MHYP Oy:lle ja Mhy Tili Oy:lle, postitusta ja taloushallinnon ylläpitämistä varten.

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita. Takaamme tällöin sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. MTK:n jäsenrekisterin ylläpidosta vastaa suomalainen YAP-Solutions Oy.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

Yhteydenotot

Tähän rekisteriselosteen liittyvät tiedustelut voi lähettää rekisteriselosteen alussa mainitulle henkilölle.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi